تکنیک مدیریت زمان: 10 دقیقه برنامه ریزی برای سرعت کاری 10 برابر

امروز قراره یک تکنیک خیلی مهم با هم یاد بگیریم تا بتونیم کارهای خیلی بیشتری رو در زمان کوتاه تری به انجام برسونیم. این تکنیک کاملا به نحوه اولویت گذاری کارها بستگی داره. چند دقیقه وقت گذاشتن برای خوندن این...

سعیده علیزاده
سعیده علیزاده آپدیت:
کارهاتون رو بهینه تر انجام بدین

امروز قراره یک تکنیک خیلی مهم با هم یاد بگیریم تا بتونیم کارهای خیلی بیشتری رو در زمان کوتاه تری به انجام برسونیم. این تکنیک کاملا به نحوه اولویت گذاری کارها بستگی داره. چند دقیقه وقت گذاشتن برای خوندن این مطلب میتونه در آینده ساعت های زیادی از زندگیتون رو حفظ کنه، پس توصیه می کنم همراه ما باشید و تا آخر این مطلب همراهیمون کنید.

تکنیک ترازو: چگونه با اولویت بندی درست، 10 برابر سریع تر کار کنیم؟

بعضی وقتها با اینکه همه عزم و اراده خودمون رو برای کار کردن و مفید بودن جمع می کنیم، نمیتونیم بیشتر از یه حد ممکنی کار انجام بدیم. از همه مهم تر، انجام دادن کارهای زیاد در طول روز میتونه خسته مون کنه و قدرت خلاقیت رو ازمون بگیره. خیلی از آدمهایی که تحت فشارهای مختلف کار می کنند، با این مشکل مواجه هستند و اگه شما هم به این مسئله برخوردین، باید تکنیک ترازو رو یاد بگیرید. این تکنیک چطوری هست؟

1. ده دقیقه زمان برای برنامه ریزی کنار بذارید

وقتی بحث بهینه کار کردن میشه، بهترین راه اینه که قبل از شروع به اقدام، برنامه ریزی کنید. با این حال حواستون باشه که خیلی توی مرحله برنامه ریزی گیر نکنید چون میتونه وقتتون رو هدر بده. توصیه من اینه که یک محدودیت زمانی برای برنامه ریزی تعیین کنید، که فکر می کنم 10 تا 15 دقیقه زمان کافی باشه.

موقع برنامه ریزی به اینها توجه کنید:

  • به تصویر کلی نگاه کنید.
  • به هدف فعلی که میخواهید/باید به دست بیارید فکر کنید.
  • همه کارهایی که برای رسیدن لازمه انجام بدین رو یادداشت کنید.
برنامه ریزی برای روز

برنامه ریزی برای روز

2. کارهاتون رو با هدفتون هم راستا کنید

این جزء اصلی ای هست که تکنیک ترازو رو موثر می کنه. به همه کارهایی که انجام میدین نگاه کنید و اهمیت هر کدوم رو بازنگری کنید. بهتره اهمیت یک کار رو با هزینه بر بودن و منفعتی که براتون داره بسنجید.

منظور از هزینه یعنی همه تلاشی که برای انجام دادنش لازم دارید (از جمله زمان، پول و دیگر منابع). منفعت هم یعنی انجام این کار چقدر به رسیدن شما به هدفتون کمک می کنه؟

برای آسون کردن این کار، در ادامه حالت های مختلفی که هر کدوم از کارهاتون ممکنه داخلش جا بگیرند رو براتون شرح دادم:

هزینه کم + منفعت زیاد

این کارها رو اول از همه انجام بدین، چون انجامشون راحته و با این حال شما رو به اهدافتون نزدیک می کنن. اگه بخوام از این مدل کارها مثال بزنم، مثل کارهای تصمیم گیری، تماس کاری، ایمیل یا نظر دادن سر موضوعی که میتونه به شما نفع زیادی برسونه.

هزینه زیاد + منفعت زیاد

کارهای پرهزینه رو باید به کارهای کوچک تر تفکیک کنید. یعنی وقتی میبینید یه کاری زیادی وقت گیره، به کارهای کوچکی که میشه هر کدوم رو زیر یک ساعت انجام داد تقسیمش کنید. این کارهای تفکیک شده رو دوباره ارزیابی و اولویت بندی کنید.

هزینه کم + منفعت کم

این ترکیب باید کمترین اولویت شما باشه. برای اینجور کارها بیشتر از 10-15 دقیقه وقت نذارید و یا اینکه بین کارهای مهم تری که دارید انجامشون بدین.

هزینه زیاد + منفعت کم

باید ببینید آیا انجام این کارها واقعا ضروریه؟ به فکر راهکارهایی باشید که هزینه انجام این کارها رو پایین تر بیارید.

کارهاتون رو بهینه تر انجام بدین

کارهاتون رو بهینه تر انجام بدین

نکته اضافی:

وقتی کارهاتون رو ارزیابی کردید، اهمیتشون رو خیلی راحت تر پیدا می کنید و این به شما یک تصور شفاف و واضح میده از اینکه انجام چه کارهایی باعث میشه منافع بیشتری به دست بیارید. اما گاهی اوقات ترتیب بندی بر اساس اولویت دست ما نیست، چرا که تاریخ سررسیدی برای انجام دادن بعضی از کارها داریم که عوامل بیرونی تعیین می کنند.

توی اینجور مواقع چی کار کنیم؟

پیشنهاد می کنم بعد از اینکه اهمیت و ارزش هر کار رو مشخص کردین، برنامه تون رو دوباره برحسب اولویت مهلتی که برای انجام هر کار دارید منظم کنید.

تکنیک ترازو با بقیه تکنیک ها فرق داره

تکنیک ترازو با بقیه تکنیک ها فرق داره

تکنیک ترازو با همه روش های دیگه فرق می کنه!

وقتی استفاده از تکنیک ترازو رو یاد بگیرین، یاد میگیرید چطوری به روش درست اولویت بندی کنید و از همه مهم تر، 10 برابر بهینه تر کارهاتون رو انجام میدین!

بقیه روش های مدیریت زمان به ما یاد نمیدن که چطوری کارهامون رو برحسب اولویت دسته بندی کنیم، اما این روش کمک می کنه که هر کاری که باید انجام بدین رو به دو قسمت تفکیک کنید: هزینه و منفعت. با این روش میتونید بر اساس ترکیب های مختلف هزینه و منفعت اولویت و اهمیت کارهاتون رو خودتون تعیین کنید.

اگه میخواید این تکنیک رو توی زندگی به کار ببرید، بهتره روزی 10 دقیقه برای ارزیابی اهداف روزانه تون وقت کنار بذارید و کارهاتون رو با اهدافتون هم سو کنید.